Автоматизація бізнес-процесів - це впровадження програмної системи, яка виконує типові процедури відповідно до сучасних алгоритмів. Мова про складання і виписування документів, контроль виконання облікових та складських операцій. Завдяки подібним нововведенням рівень роботи підприємства якісно підвищується.

Особливості автоматизації бізнесу

Розбираючись в тому, що таке автоматизація бізнесу і що вона дає, слід зазначити наступні позитивні аспекти її введення:

• уникнення рутинної і одноманітної ручної праці;
• інформація обробляється і передається набагато швидше;
• в єдиному інформаційному просторі обслуговуються окремі підрозділи або все підприємство;
• запрограмовані звіти і документи складаються автоматично;
• зростає зручність оперування базами даних, а робота стає точнішою, повнішою і несуперечливою;
• підрозділи або вся організація зводяться до єдиного комплексу, який об'єднує регулярний стандартизований документообіг та інформаційно-нормативна база.

Автоматизацію доцільно проводити при наявності передумов до переходу або в тому випадку, якщо даний процес неминучий через причини внутрішнього або зовнішнього характеру. Вона може відбуватися на різних рівнях:

• Типові процедури. Змінюється порядок виконання типових операцій, наприклад, створення облікової та складської документації, звітів, відомостей, введення поправок і оновлень.
• Функції. Йдеться про формування рішень, до яких застосовні єдині правила: створення складських заявок і схем поставок.
• Бізнес. Впровадження електронного документообігу. Використовується система аналітичних показників. В одному інформаційному просторі для документів призначаються виконавці, терміни і контрольні дії. Заходи, що стосуються різних продуктів і проектів, з'єднуються у ланцюжки. Завдяки цьому контроль можна здійснити в будь-який момент часу з метою отримання докладної інформації щодо запланованої чи зробленої роботи. Доступна аналітика, за якою судять про прибутковість і ефективності реалізованих операцій.

Впровадження автоматизації бізнесу

Щоб отримати позитивний ефект, необхідно не тільки витратитися на нове обладнання, а й ввести в робочий процес правильні зміни. Крім програмно-апаратної перебудови проводяться організаційні реформи. Багато в чому на їх характер впливають цілі і завдання компанії.

Керівництву варто призначити відповідальну особу, яка буде від їх імені справлятися з такими завданнями:

• аналіз і постановка задач в спеціальному штабі;
• складання бюджету проекту;
• впровадження розроблених заходів;
• складання посадових інструкцій для трудового колективу;
• перенесення інформації в бази даних нової платформи;
• усунення недоліків, виявлених в ході впровадження;
• навчання персоналу.

Це лише загальні обов'язки. Немає єдиного для всіх списку. В окремих випадках виникає необхідність у нестандартних діях, що сприяють досягненню наміченого результату.

Оцінка етапів автоматизації бізнесу

Є кілька стандартних етапів оцінки обсягу робіт:

• Вивчення підприємства і постановка задач. Аналізуються структура і діяльність компанії, обсяг автоматизації, документообіг та облік, а також будова інформаційної системи. Складається технічне завдання (ТЗ).
• Створюється попередній проект і кошторис. Оцінюється можливий термін реалізації наміченого плану, продумується програмне і технічне оснащення.
• Вирішуються організаційні питання, підписується договір. Затверджується точне технічне формулювання ТЗ, бюджет, варіант розрахунку, заходи щодо впровадження автоматизації, поставка, а також налагодження апаратури. На реалізацію даного етапу може бути витрачено від одного дня до декількох тижнів. Багато що залежить від розміру компанії та масштабності запланованих робіт.
• Реалізація проекту. Пишеться програмна частина, привозиться і встановлюється обладнання, переносяться бази даних, запускаються нові робочі процедури. Проект поетапно здається. Програма може бути як триденною, так і розтягнутися на рік.
• Завершальний етап. Уже можна підбити підсумки, обговорюються умови підтримки нововведень. Проводиться навчання персоналу і остаточні розрахунки.

Не маючи конкретних даних про компанії, неможливо вказати терміни реалізації проекту. Прогнози роблять хіба що за аналогіями, спираючись на стандартний план автоматизації бізнес-процесів на схожому підприємстві. Тому не можна гарантувати безпомилковість попередньої оцінки вартості і термінів.

Недоліки автоматизації бізнесу

Незважаючи на величезну кількість переваг, у даного підходу є свої слабкі сторони. Виробнича система значно ускладниться і з'явиться маса нових елементів, з якими співробітники компанії можуть бути незнайомі, так що доведеться витратити час на їх навчання. Крім того, від устаткування буде потрібна велика надійність.

Складнощі можуть з'явитися при перенесенні інформації в нову базу даних. Ця процедура вимагає підвищеної уваги, оскільки сама незначна помилка спотворює облік.

Важлива постійна підтримка спеціалістів. У штаті повинен бути програміст, що володіє спеціальними знаннями. Наприклад, якщо автоматизується бухгалтерія, то він повинен бути в курсі чинного законодавства в даній області.

Варто зауважити, що дані труднощі носять тимчасовий характер. Згодом недосконалості інформаційної та фінансової баз згладжуються, а працівники звикають до нового порядку роботи.

Навіть ті, хто дивився на нововведення з недовірою, усвідомлюють їх зручність. При найбільш песимістичному прогнозі економічний ефект помітний через кілька років, а за середньостатистичними даними – значно раніше.